متودولوژی ارزش

متدولوژی ارزش دارای اهداف و کاربردهای متنوع و متناسب با موضوع مورد مطالعه می‌باشد. از دیدگاه نوع مساله کاربرد آن دارای انواع زیر است:
1- از دیدگاه بیشینه‌کردن ارزش: اگر هدف اصلی مهندسی ارزش را «دستیابی به پیشنهادهای ارزشمندتر» بدانیم، یکی از اصلی‌ترین و حیاتی‌ترین پیش‌نیازهای آن، استفاده از یک روش سیستماتیک می‌باشد. تبلور این رکن در عمل، برنامه کار می‌باشد. روش‌های متمرکز و فشرده که از کار تیمی بهره‌مند می‌شوند، در مقایسه با روش‌های دیگر بهبود مانند نظام پیشنهادات و یا بهبود مستمر نتایج سریع‌تر و مؤثرتری به بار آورده‌اند. به همین دلیل رویکرد مدیریت نوین به استفاده از ابزارهای کوتاه‌مدت و متمرکز تمایل یافته است.
2- از دیدگاه حل مسأله: از دید حل مسأله، برنامه کار چکیده گام به گام و سیستماتیک از روش معمول حل مسأله (تعیین مسأله، حل مسأله، اجرای راه حل) می‌باشد. این تنها روش نمی‌باشد، اما در برخورد با اکثر مسایل فنی- مدیریتی، زمان، هزینه و کیفیت نقش کلیدی و گاه بحرانی دارند. اغلب ترکیب این عوامل پدید آورنده یک مشکل و گاه تعیین کننده حیات یا مرگ یک پروژه یا شرکت می‌باشد. در این حالت است که اگر دستیابی به راه‌حل از طریق یک رویکرد گروهی چند تخصصه، خلاق و با استفاده از افراد مجرب ممکن نگردد، اغلب مساله قابل حل نمی‌باشد.
با توجه به کاربردهای فوق، متدولوژی ارزش در زمینه‌های زیر قدرت عمل دارد:

• هرگاه بهبودی در اجرا و هزینه مد نظر باشد، متدولوژی ارزش می‌تواند بکار برده شود. بهبود می‌تواند از دید مالی و یا بر اساس سایر فاکتورهای اساسی مانند سود‌آوری، کیفیت، زمان، نیرو، اثر محیطی و قابلیت دوام اندازه‌گیری می‌شود. متدولوژی ارزش تقریباً در تمام زمینه‌های مختلف فعالیت‌های بشر می‌تواند بکار برده شود.
• در پروژه‌های عمرانی، تجاری و نظامی مانند ساختمان‌ها، بزرگراه‌ها، ساخت کارخانه و طرح‌های جمع‌آوری و تصفیه فاضلاب که به نظر می‌آید که یکبار به اجرا در می‌آیند(در مقابل کالاهای مصرفی که مرتباً تولید می‌شوند)، متدولوژی ارزش بر اساس پروژه به پروژه عمل می‌کند. چون این پروژه‌های بزرگ یگانه هستند، باید از همان ابتدای مرحله طراحی به منظور بدست آوردن حداکثر سود ممکن بکار برده شود. تغییرات و یا دستورات جدید طراحی نیاز به طراحی دوباره گسترده، هزینه اجرائی زیاد و تغییر زیاد زمانبندی ندارد. اساساً برای پروژه‌های زیربنایی بزرگ، مطالعات خاص مهندسی ارزش در مرحله طراحی شماتیک و پس از آن در مرحله طراحی تفصیلی (در حدود 45%) انجام می‌گیرد، مطالعات بیشتر باید در مرحله ساخت صورت گیرد.
• ‌علاوه بر کاربرد متدولوژی ارزش در سخت‌افزار، ساختمان سازی و یا سایر پروژه‌های زیربنایی، و همچنین در زمینه‌های نرم‌افزاری مانند فرآیندهای تولید و ساخت، بهداشت، خدمات زیست‌محیطی، برنامه‌ریزی، سیستم‌های مدیریتی و ساختار سازمانیمی‌باشد. مرحلهپیش کارگاه خاص این پروژه‌های «نرم» از تکنیک‌های استاندارد مهندسی صنایع مانند تهیه نمودار جریان تحلیل بازده و تحلیل ارزش افزوده جهت جمع‌آوری اطلاعات ضروری استفاده می‌کند.
• ‌برای محصولات یگانه یا بزرگ و یا سیستم‌هایی مانند سیستم‌های الکترونیکی نظامی یا ابزار و تجهیزات سرمایه‌ای خاص، متدولوژی ارزش در مرحله طراحی جهت اطمینان از دست‌یابی به اهداف از پیش تعیین شده به کار می‌رود، عموماً یک مطالعه رسمی ارزش بعد از تأیید طرح اولیه و قبل از شروع یک چرخه تولید/ساخت انجام می‌گیرد. متدولوژی ارزشممکن است در طول ساخت‌/‌تولید جهت اطمینان از بکارگیری جدیدترین مواد و تکنولوژی نیز بکار برده شود.
• ‌متدولوژی ارزشممکن است در طول مراحل طراحی و برای کنترل مدیریت پروژه/برنامه با توسعه مدل‌های کارکرد و تعیین هزینه و پارامترهای کارآیی بکار برده شود. اگر کارکردهای خاصی تمایل خود را برای حرکت خارج از حدود کنترل تعریف شده نشان دهد، مطالعات ارزش برای اطمینان از باقی‌ ماندن مقادیر در داخل حدود کنترل بکار برده می‌شوند.

برنامه کار مهندسی ارزش

در متدولوژی ارزش یک برنامه کار سیستماتیک به کار برده میشود. برنامه‌کار گام‌های خاصی جهت تحلیل موثر یک محصول یا خدمت را جهت تولید حداکثر تعداد گزینه‌های مختلف برای رسیدن به کارکردهای مورد نیاز محصول یا خدمت مورد نظر ارائه می‌کند. با بکارگیری برنامه کار می‌توان از بدست آوردن حداکثر سود، با انعطاف‌پذیری بیشتر سیستم اطمینان حاصل نمود.
برنامه کار متدولوژی شامل سه مجموعه فعالیت‌ است:

• پیش کارگاه
• کارگاه ارزش
• پس کارگاه

همه فازها و مراحل به صورت متوالی اجرا می‌شود. در یک مطالعه ارزش، اطلاعات و داده‌های جدید افزایش پیدا کرده و ممکن است منجر به این شود که تیم به فاز قبلی و یا دریک فاز به مرحله قبلی باز گردد. اما فاز یا حتی مرحله‌ای از یک فاز نباید حذف شود.

پیش کارگاه

فعالیت‌های مقدماتی شامل شش زمینه است: گردآوری و تعریف نیازها و خواسته‌های مشتری/ کاربر، جمع‌آوری یک مجموعه اطلاعاتی کامل از پروژه ، تعیین معیارهای ارزیابی، تعیین حدود مطالعات، ساخت مدلهای لازم وتعیین ترکیب تیم.
جمع‌آوری خواسته‌های مشتری/کاربر:
خواسته‌ها و سلایق مشتریان/کاربران از طریق یک گروه متمرکز داخلی و یا از طریق اطلاعات بازار مصرف گردآوری می‌شوند که هدف از این کار:
تعیین میزان موفقیت فروش/کاربرد اولیه
تعیین و وزن‌دهی مشخصات و ترکیب محصول یا پروژه
تعیین و درجه‌بندی اهمیت نقص‌های مشاهده شده توسط مشتری و شکایت‌های آنها از محصول یا پروژه.
مقایسه پروژه یا محصول با رقیبان یا قیاس مستقیم با محصولات و پروژه‌های مشابه.
برای پروژه‌هایی که برای اولین بار انجام می‌شوند، مانند یک محصول یا ساخت جدید، تحلیل‌ها ممکن است به اهداف پروژه محدود شود.
نتایج این کار برای تعیین موارد عدم تطابق ارزش درفاز اطلاعات استفاده خواهد شد.
تشکیل یک مجموعه اطلاعاتی کامل:
دو نوع منابع اطلاعاتی (اولیه و ثانویه) وجود دارد. منابع اولیه به دو گونه‌اند: مردم و مستندات
منابع مردمی شامل بازار(یاکاربر)، طراح اصلی، معمار، گروه ارزیابی یا هزینه‌یابی، تعمیرات و سرویس‌دهی، سازندگان (تولیدکنندگان، پیمانکاران، و یا طراحان سیستم) و مشاوران می‌باشد. مستندات شامل نقشه‌ها ، مشخصات پروژه، اسناد و مدارک مزایده و برنامه پروژه است.
منابع ثانویه شامل تامین‌کنندگان محصولات، مستندات شامل استانداردهای طراحی و مهندسی، راهنماها، نتیجه آزمایش‌ها، گزارش شکست‌ها و مجله‌های تجاری می‌شوند. منبع مهم دیگر پروژه‌های مشابه است که داده‌های کمی و آماری آنها مورد نیاز است.
منابع ثانویه دیگر، بازدید از ساختگاه پروژه توسط تیم مطالعه ارزش است. «ساختگاه» شامل محل واقعی ساخت، خط تولید، یا بخش اداری یک سیستم جدید/بهبود یافته است.
اگر یک سند واقعی در دسترس نیست، سیستم‌های فیزیکی با فعالیت‌ها و کارکردهای قابل مقایسه(مشابه) ممکن است یک منبع با ارزش از اطلاعات کاربردی را برای ما بوجود آورند.
 تعیین معیارهای ارزیابی:
تیم، به عنوان یک مرحله مهم از فرآیند، تعیین می‌کند چه معیارهایی برای ارزیابی ایده‌ها مورد نیاز است و اهمیت نسبی هر معیار چه مقدار می‌باشد. این معیارها و اهمیت(وزن) آن‌ها بوسیله مشتری/کاربر و مدیریت مورد بحث قرار گرفته و در مورد آن‌ها توافق حاصل می‌شود.
 تعیین محدوده مطالعه:
تیم بیانیه محدوده‌ای را برای مطالعات خود طراحی می‌کند. این بیانیه شامل حدود مطالعات است که بر پایه فعالیت‌های جمع‌آوری اطلاعات بنا شده است. حدود شامل نقاط شروع و خاتمه پروژه می‌شود. به همان میزان اهمیت، بیانیه محدوده بیان می‌کند که چه چیز جزء مطالعه نیست. محدوده مطالعه باید توسط حامی پروژه تأیید شود.
اتهیه مدل‌ها(ی اطلاعاتی):
بر پایه تکمیل و توافق بر بیانیه محدوده، تیم می‌تواند مدل‌هایی جهت افزایش درک افراد از پروژه تهیه نماید. این مدل‌ها شامل مدل‌های هزینه، زمان، انرژی، فلوچارت‌ها و ... می‌باشد.
تعیین ترکیب تیم و سازماندهی:
رهبر تیم مطالعه ارزش ،برنامه زمانبندی واقعی مطالعه، موقعیت و نیاز به پرسنل پشتیبانی را تعیین می‌کند. ترکیب تیم مطالعاتی از لحاظ تحت پوشش قرار دادن نیازهای مشتری، مباحث فنی و مدیریتی بازنگری می‌شود. رهبر تیم فعالیت‌های جمع‌آوری اطلاعات را طوری بین اعضای تیم تقسیم می‌کند که تمام اطلاعات مورد نیاز برای مطالعات در زمان مناسب فراهم آید.

کارگاه ارزش

کارگاه ارزش پس از تکمیل مراحل ابتدایی متدولوژی ارزش صورت می‌گیرد. کارگاه ارزش از 6 فاز تشکیل شده است:
اطلاعات، تحلیل کارکرد، خلاقیت، ارزیابی، توسعه و ارائه.
فاز اطلاعات:
هدف از فاز اطلاعات تکمیل مجموعه داده‌های کارگاه ارزش (فراهم‌آمده در فاز پیش کارگاه) است. اگر این‌کار در طول فعالیت‌های فاز پیش کارگاه انجام نگرفته باشد، طراح یا مالک پروژه به تیم مهندسی ارزش اطلاع می‌دهد که فرصت مناسبی برای پرسیدن سوالات، رفع ابهامات و تکمیل اطلاعات می‌باشد.
اگر بازدید از «ساختگاه» در طول گام پیش کارگاه ممکن نشده باشد، باید در این گام انجام شود.
تیم مطالعاتی در مورد مصادیق بهبود مانند ارزش، هزینه، اجرا و فاکتورهای زمانبندی به توافق می‌رسد. این موارد توسط مدیریت ویژه هر مورد مانند مدیر پروژه، حامی مطالعات ارزش و طراح بازنگری شده و مورد توافق قرار می‌گیرد. در نهایت بیانیه محدوده مطالعات طبق تصمیمات اتخاذ شده در مرحله اطلاعات بازنگری می‌شود.
فاز تحلیل کارکرد:
تحلیل و تعریف کارکرد، قلب متدولوژی ارزش است. این اولین فعالیتی‌ است که متدولوژی ارزش را از سایر روش‌های «بهینه‌سازی» متمایز می‌کند . هدف از این فاز ،توسعة زمینه‌هایی است که در ادامه مطالعات می‌توان بیشترین بهبود را در آن‌ها ایجاد کرد.
تیم این مراحل را انجام می‌دهد:
تعریف و تشخیص کارکردهای (کار و فروش) محصول، پروژه یا فرآیند تحت مطالعه ارزش شامل افعال معلوم و اسامی قابل اندازه‌گیری. این مرحله گاه تعریف تصادفی کارکردها نیز نامیده می‌شود.
دسته‌بندی کارکردها به اصلی و ثانویه
توسعه کارکردهای تعریف شده در بند 1
ساخت یک مدل کارکرد- نمودارسلسله مراتبی یا منطقی کارکرد یا نمودارتکنیک سیستمی تحلیل کارکرد [](FAST)
تخصیص هزینه و یا سایر معیارهای اندازه‌گیری کارآیی
تعیین بهای کارکردها با در نظر گرفتن اطلاعات بدست آمده قبلی از نظرات مشتری/کاربر
مقایسه هزینه و بهای کارکردها برای تعیین بهترین فرصت‌های بهبود
ارزیابی کارکردها با ملاحظات اجرایی یا زمان‌بندی
انتخاب کارکردها برای تحلیل‌ بیشتر
اصلاح محدوده مطالعات
فاز خلاقیت:
هدف از این فاز (که گاهی اوقات فاز تفکر و تعمق نامیده می شود) ایجاد تعداد زیادی ایده برای برآورده کردن کارکرد انتخاب شده برای مطالعه است. این یک نوع خلاقیت در تلاش برای رها گشتن از قید عادات, سنن, خواسته‌ها و تمایلات منفی, محدودیت‌های فرضی, و معیارهای خاص است. در طول این فعالیت, هیچ قضاوت یا بحثی میان اعضا صورت نمی‌گیرد.کیفیت ایده‌های مختلف در فاز بعد مورد بررسی قرار می‌گیرد.
دو کلید موفقیت برای این مرحله مورد نیاز است:
اول اینکه هدف از این فاز ایجاد راه‌های مختلف برای طراحی یک محصول یا خدمت نیست, بلکه جهت توسعه راه‌های برآورده کردنکارکردهای انتخاب شده است.
دوم اینکه خلاقیت یک فرآیند فکری است که در آن تجربه قبلی با هم ترکیب شده و دوباره ترکیب می‌شوند تا ترکیب جدیدی را شکل دهند.هدف، ایجاد یک ترکیب جدید برای برآورده‌کردن کارکرد خواسته شده با کمترین هزینه کل و دارای مشخصات بهبود یافته نسبت به وضعیت موجود است.
تکنیک‌های شناخته شده زیادی برای تولید ایده‌های جدید وجود دارد. اصل اســاسی در همه آن‌ها اینست که ارزیابی انجام نمی‌گیرد و یک جریان آزاد از افکار و ایده‌ها- بدون هیچ نقدی- به راه می‌افتد.
فاز ارزیابی:
هدف از فاز ارزیابی، تجزیه و تحلیل ایده‌ها و افکار ایجاد شده در فاز خلاقیت و انتخاب ایده‌های قابل اجرا برای توسعه به صورت پیشنهاد بهبود ارزش است.
با بکاربردن معیار ارزیابی در نظر گرفته شده در فاز پیش کارگاه، ایده‌ها دسته‌بندی و وزن‌دهی شده و چگونگی رسیدن به این معیارها بررسی می‌شود، این روند معمولاٌ شامل مراحل زیر است:
حذف ایده‌های غیر عملی و نامربوط
دسته‌بندی ایده‌های مشابه در یک دسته و نام‌گذاری دسته‌ها با عناوین کوتاه یا بلند مانند الکتریکی، مکانیکی، ساختاری، مواد، فرآیندهای ویژه و غیره
دفاع یک عضو تیم از هر ایده در بحث‌ها و ارزیابی‌ها. اگر عضوی برای این کار داوطلب نشود، ایده رها می‌گردد.
تهیه لیست مزایا و معایب هر ایده
رتبه‌بندی ایده‌ها در هر دسته، مطابق با تقدم معیارهای ارزیابی و با استفاده از تکنیکهایی مانند فهرست‌‌کردن، ارزیابی عددی و توافق تیمی
اگر بین ایده‌ها هنوز رقابت باشد، از تحلیل ماتریسی برای وزن‌دهی به ایده‌های برآوردکننده یک کارکرد استفاده می‌شود.
انتخاب ایده‌هایی برتر جهت توسعه
اگر هیچکدام از ایده‌های نهایی دارای معیارهای انتخاب ایده نبودند، تیم باید به فاز خلاقیت برگردد.
فاز توسعه:
هدف از این فاز انتخاب و مهیا ساختن بهترین گزینه‌(ها) و برای بهبود ارزش است. مجموعه اطلاعاتی پشتیبان هر گزینه(ها) باید دارای اطلاعات فنی، هزینه‌ای و اطلاعات زمان‌بندی عملی باشد، بطوریکه طراح یا حامی پروژه بتوانند برای اجرا یک اظهار نظر اولیه ارائه دهد.
مراحل این فاز به صورت زیر است:
شروع با پرامتیازترین گزینه، تهیه تحلیل سود و نیازمندی‌های اجرا شامل برآورد اولیه هزینه، هزینه‌های دوره عمر و هزینه‌های ریسک و عدم قطعیت
تحلیل میزان کارآیی هر گزینه
تهیه مجموعه اطلاعات فنی برای هر گزینة پیشنهادی:
شرح مکتوبی از طرح مبنا و گزینة پیشنهاد شده
طرح‌های شماتیک از طرح مبنا و گزینه پیشنهاد شده
داده‌های هزینه‌ای و تعیین کارآیی، که آشکارا اختلاف بین طرح مبنا و گزینة پیشنهاد شده را نشان ‌دهد.
هرگونه پیش زمینه فنی همانند منابع اطلاعاتی ، محاسبات و نوشته‌ها
اثرات زمان‌بندی
 فاز ارائه:
هدف ازفاز ارائه رسیدن به اجماع و گرفتن تعهد از طراح و حامی پروژه و سایر مدیران برای اجرای توصیه‌ها می‌باشد. این فاز شامل یک ارائه شفاهی اولیه همراه با یک گزارش کتبی کامل است.
به عنوان آخرین مرحله کارگاه ارزش، تیم ارزشنظریات خود را جهت تصمیم‌گیری ارائه می‌دهد. در طول ارائه و بحث های تعاملی، تیم تاییدهای مورد نیاز برای پیاده‌سازی تغییرات یا اطلاعات جدید مورد نیاز برای اینکار را بدست می‌آورد.
گزارش کتبی، نظرات راجع به گزینه‌های مختلف به همراه با اطلاعات پشتیبانی و تأییدات مصوب مدیریت را مستند می‌کند. گروه گزارش‌دهی متناسب با هر مطالعه و هر سازمان تعریف می‌شود.

پس کارگاه

هدف از فعالیت‌های پس کارگاه اطمینان از اجرای تغییرات تأیید شده کارگاه ارزش می‌باشد. وظیفه متخصصان تیم مهندسی ارزش یا دیگر متخصصان مورد تأیید مدیریت این است که تغییرات تیم مهندسی ارزش را تکمیل کرده و طرحی اجرایی تهیه، تکمیل و ارائه کنند.
درحالیکه رهبر تیم متدولوژی ارزش ممکن است پیشرفت‌های اجرائی را دنبال کند، مشاور (طراح) پروژه مسئول اجرا است. هر گزینه‌ای باید به طور مستقل طراحی و تأیید شده باشد و در آنها تغییرات قراردادی مورد نیاز قبل از اجرای آن‌ها در تولید، پروژه، فرآیند یا پروسه ذکر شده باشد. به علاوه پیشنهاد می‌شود که بخش‌های مالی ارزشیابی لازم جهت تایید و تصدیق مدیریت، در مورد کلیه منافع حاصل از کارگاه ارزش را تهیه نمایند.